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Centro de asesoría y soporte técnico

Preguntas frecuentes

Índice

Acceso

¿Por qué no me puedo conectar al sistema o está muy lento?

Los problemas de conexión que nos reportan, normalmente se deben a fallas en los Carriers (Proveedores de Internet), aún cuando nuestros Servidores estén operando al 100%. Si falla un Carrier posiblemente afecte la conexión de nuestros usuarios.
Por lo anterior, para evitar al máximo los problemas de conexión, nos dimos a la tarea de contratar más accesos con diferentes Carriers, con la finalidad de que aún cuando falle algún proveedor de Internet, se tenga como alternativa utilizar otra conexión y garantizarle un acceso siempre disponible y a sus órdenes.
El portal de conexiones donde podrá elegir la conexión que le sea más conveniente es el siguiente masadmin.com.mx
Nota: Le recomendamos guardarlo en sus favoritos para su rápido acceso.


¿Cómo desocupo la conexión para volver a entrar?

En casos donde un usuario no dio clic en “Conexión” antes de cerrar el navegador o se agotó el tiempo de espera y no es posible entrar al sistema:

  • Empresas en la nube. Es posible entrar por otro acceso con el mismo usuario y contraseña para automáticamente cerrar la sesión que estaba abierta.
  • Empresas en la nube o con servidor. Pueden agregar en la dirección del navegador la terminación en negritas: mwcrm/app/salida.php

En caso de no solucionarse, revisar su conexión a Internet.


Configuraciones

¿Cómo cambio en mis documentos para que aparezca la clave o el N° de parte?

En los documentos de compras y ventas, se visualiza el no. de parte o clave de acuerdo a la configuración en Herramientas » Configuración del Sistema » Configuración General » Pestaña Preferencias Generales.
En Clave Preferente, marque la opción de clave que desea que aparezca sólo en las partidas de compra o venta. Si la clave que asigna el sistema al producto(N° de registro) o la clave que personaliza la persona que ingresa el producto(N° de parte).
En los documentos de Traspasos, Centro de Servicio y Préstamos se muestra la clave y la serie de los productos, y en los documentos de Producción solo muestra la clave de los artículos.


¿Cómo puedo desbloquear las ventanas emergentes?

Si se realizo una operación de venta, cotización, pedido, factura y al enviarla por correo al cliente, no le muestra la ventana "El documento ha sido enviado" es posible que el documento no se haya enviado a su destinatario. Deberá de habilitar los mensajes emergentes en avisos del sistema.

Administrar ventanas emergentes

Si su navegador Google Chrome impide que las ventanas emergentes aparezcan de manera automática. Cuando el navegador bloquee las ventanas emergentes de un sitio, aparecerá el ícono en la barra de direcciones (parte superior).

Haz clic en el ícono para ver las ventanas emergentes bloqueadas o administrar la configuración de ventanas emergentes del sitio.
Para habilitar manualmente las ventanas emergentes de un sitio, sigue los pasos que se indican a continuación:

  1. Haz clic en el menú de tu navegador Chrome en la barra de herramientas del navegador.
  2. Selecciona Configuración.
  3. Haz clic en Mostrar configuración avanzada.
  4. En la sección "Privacidad", haz clic en el botón Configuración de contenido.
  5. En la sección "Ventanas emergentes", haz clic en Administrar excepciones y haz clic en Permitir todas las ventanas emergentes y listo.

Si es usuario del browser firefox, sigue este proceso


Inventario

¿Puedo eliminar los almacenes?

Los almacenes: Prestamos a Consignación, Centro de Servicio y Matriz – General, son almacenes ya definidos en el sistema, no es posible eliminarlos, sin embargo, puede cambiar el nombre de cada uno.
Los demás almacenes agregados, pueden ser eliminados si no cuentan con existencias.
Para eliminar un almacén es necesario primero ajustar sus existencias a 0.


¿Es posible cambiar la moneda de un artículo que tiene existencias?

No, tendría primero que liberar sus existencias en todos sus almacenes (por medio de un ajuste de inventario) y cuando este sin existencias podrá desde la Lista de precios general, cambiar el tipo de moneda en su precio.


Lista de precios

¿Cómo determino los precios de oferta para mis artículos?

El Precio de Oferta es definido en cada artículo de la lista de Precios. Aparece como opción de precio en el registro de una operación de venta en la Web, y automáticamente lo aplica en el Punto de Venta Windows.

  1. Abra Administración » Lista de Precios » Lista de Precios de Artículos y Servicios. Busque el artículo o servicio.
  2. Seleccione el producto y de clic. De clic en la pestaña Precios.
  3. Ingrese P. de Oferta definiendo el precio de Oferta o Promoción del artículo, para ocuparse en las ventas en el Punto de Venta y en el Control de Ventas. También puede ingresar el Descuento, es decir, el porcentaje de descuento que requiera disminuir al precio del artículo.

¿Dónde establezco las equivalencias para manejar distintas unidades de medida?

Ingrese las unidades de medida que utilizará para realizar la equivalencia en Administración > Lista de Precios > Unidades de Medida. Después tome una de ellas como base dando clic, enseguida de clic en el botón Agregar y establezca la equivalencia, definiendo cantidad y unidad equivalente.
Las equivalencias aparecerán como opciones en las partidas de venta o compra, tomando en cuenta la unidad de medida definida en la información del producto, así será posible recibir o entregar de acuerdo a la unidad con que se compra o vendía dicho artículo.
Además el precio del producto en la operación, lo calcula de acuerdo a la cantidad definida como equivalente y a la cantidad que se defina en la partida, tomando como base el precio de la unidad base.


¿Cuáles son las validaciones para cambiar o modificar precios?
  1. Si el usuario asigna un precio igual o inferior al costo el sistema le manda un aviso informativo únicamente pero le permite guardar el valor, si además el usuario que realiza esta acción tiene un nivel de acceso 3 en adelante, el sistema manda en automático un correo a su jefe directo y al administrador principal del sistema para informarle de esto.
  2. Se puede asignar permisos al usuario para que no permita editar precios en los perfiles de acceso, ya sea que seleccione los permitidos en la lista de precios o que tome un sólo precio predeterminado.

¿Dónde observo el análisis de costos?

El reporte de análisis de costos en ventas permite al usuario que envía una cotización ver y tener mayor información sobre los costos y utilidades del contenido de su operación por medio del correo de confirmación a la bandeja del usuario, con copia de la operación de cliente.


¿Es posible modificar la unidad de medida de mis productos?

Verifique no tener existencia de ambos productos en el(los) almacén(es) de la matriz y sucursales, es decir existencia cero para que pueda sustituir la actual unidad de medida desde la Lista de Precios, esto por protección y así evitar cambios en la Lista de Precios con productos en el almacén.
Para dar de alta una nueva unidad de medida (pieza) o editar la descripción de una unidad de medida deberá de ir a Administración » lista de precios » unidad de medida.


CxC y CxP

¿Cómo puede liquidar una factura en dolares, que fue pagada en modena nacional?

Cuando se trate de liquidar o pagar una CxC o CxP con el tipo de moneda diferente al definido para la cuenta bancaria con que se realizará el movimiento, el sistema calculará automáticamente y realizará los abonos o cargos de acuerdo al valor ingresado en las monedas dentro del Catálogo de Tipo de Cambio del Sistema.
Liga de referencia del proceso: Movimientos bancarios


¿Cómo puedo imprimir el recibo de un anticipo de CxC?
Para poder generar el recibo de CxC manualmente y la impresión de recibo (anticipo) debe seguir los siguientes pasos.

1. De clic en el botón Cobranza.
2. De clic en el botón Agregar CxC.
3. En la pestaña Editar CxC, defina los datos de la CxC (anticipo).

Para poder Registrar el cobro siga los siguientes procedimientos.

Documento: Seleccione el nombre del documento de Cuenta por cobrar. Para agregar un nombre nuevo de documento de clic en e ingrese la descripción del documento. De clic en el botón Enviar. (Para ver la descripción diríjase al Catálogo de Documentos de CxC).
Saldo: Muestra el saldo de la operación.
Forma de pago: Seleccione la forma de pago de la CxC. Para agregar una nueva forma de pago de clic en a un lado del campo, ingrese la descripción y de clic en Enviar (Para ver la lista de Formas de Pago diríjase al Catálogo de Formas de Cobro y Pago).
Referencia: En esta opción ingrese alguna referencia o información del pago.
Importe a pagar: Defina la cantidad de anticipo o pago que se realizará.
F. de Vencimiento: Ingrese la fecha de vencimiento que tiene el cliente para liquidar este pago Mes, día y año. Se definirá automáticamente con los Días de crédito definidos en los Datos Generales del cliente. De clic en Enviar. Se generara el documento para el primer pago realizado y una segunda CxC por el resto a liquidar.

Para ver el documento del primer pago realizado dar clic en como se muestra en la imagen.

Para la impresión de su recibo dar clic en mostrar recibo, y aparecerá una ventana que si da clic en Aceptar, imprimirá su recibo en formato miniprinter, si decide imprimirlo en formato carta solo de un clic en Cancelar.


Punto de venta Windows

¿Qué hago cuando no suben mis operaciones del punto de venta Windows al registro web?
  1. Compruebe que no presente problemas con el Internet.
  2. Vuelva a imprimir el ticket.

En caso de que se siga presentando el problema favor de realizar una consulta técnica por medio de un ticket.


Ventas

¿Dónde configuro la autorización de envío de cotizaciones?

En el módulo de Recursos Humanos en la pestaña de Opciones indicar si el usuario Requiere Autorización en las operaciones de ventas. Con esta opción marcada el agente de ventas sólo puede registrar cotizaciones en el sistema pero para enviarla al cliente, asignar factura o remisión requiere autorización de su jefe inmediato.


¿Cómo puedo modificar el RFC de un cliente?

El cambio de datos fiscales como RFC y razón social, no son permitidos si la razón social ya facturó, pues no es conveniente por cuestiones de protección fiscal.
Cuando existen facturas incorrectas de por medio deberán cancelarse.
Lo recomendable es dar de alta un nuevo cliente con los datos correctos y al actual en su información general marcar Ventas suspendidas, seguirá apareciendo pero no podrá ser seleccionado para una operación.
Después ingrese las operaciones con el RFC y razón social correctos si es necesario.


¿Cómo descargar y enviar archivos XML?

El formato XML, ya viaja dentro del email para la descarga de la factura, asimismo existe el portal de Clientes para consulta y descarga de sus operaciones en formato pdf y xml, al que puede tener acceso tu cliente.
Debe darle acceso a cada Cliente, entrando en el módulo Clientes, seleccione el Cliente, en la pestaña Web, en la sección de Portal de Consultas. Ingrese una contraseña, de clic en el botón Aplicar, enseguida de clic en la imagen que aparece por un lado del campo de contraseña, para enviar el correo al cliente, la liga para entrar al portal y su contraseña.
Es importante que su navegador permita ventanas emergentes, por medio de estas se notifica cuando el correo ha sido enviado al Cliente.


¿Cómo agrego una addenda?

Una addenda debe ser adaptada a los requerimientos de su cliente, analizando los cambios en el sistema.
Recomendamos realizar una consulta técnica por medio de un ticket adjuntando un ejemplo en xml con la addenda.
El proceso lo realiza el Departamento de Desarrollo, en el tiempo estimado de acuerdo a lo extenso de la addenda.


¿Cómo agregó más información en mis documentos de venta?

Para agregar algún dato especifico en una operación de venta, ingrese el concepto dando clic en la barra de menú, en Herramientas > Utilerias > Referencias Adicionales.
Agregue el concepto y el módulo donde se utilizará. De clic en Enviar. Y este campo aparecerá en el módulo en el botón Opciones, en la pestaña Referencias.


¿Puedo incluir la marca de mis productos en documentos de salida?

Sí, para incluir la Marca de sus productos y servicios en sus cotizaciones, pedidos, facturas deberá de acceder como administrador a la sección de Herramientas » Configuración del sistema » Configuración general » Preferencias generales 2 de clic en el botón de Ventas seleccione la pestaña Documentos y marque la opción Mostrar la marca del producto para que se muestre en ventas.
Nota: En esta misma sección usted puede incluir: Tipo de cambio, Espacio entre líneas en documentos (Salto de línea), Email del cliente, Datos de envío, Agente de Ventas.


¿Puedo cambiar el logotipo de mis facturas y cotizaciones?

Usted puede hacer el cambio como administrador desde el menú Administración » Nuestra organización » Datos de la empresa en la sección de Logotipo.
Si usted maneja sucursales con diferente logotipo entonces ingrese el logotipo en la información de cada Sucursal. En Administración » Nuestra organización » Sucursales » Seleccione la sucursal » Pestaña Logotipo.
Nota: La imagen debe ser formato .jpg


¿Qué RFC debe asignarse al público en general para facturar?

Toda factura emitida debe de llevar RFC, el cliente PÚBLICO EN GENERAL debe también contar con RFC este lo encuentras en la siguiente liga del SAT
Se trata del RFC genérico: XAXX010101000


Facturación

Preguntas frecuentes CFDI 3.3
¿Para cuándo tengo que emitir facturas con la nueva versión CFDI 3.3?

A partir del 1° de Diciembre tendrás que facturar con la nueva versión CFDI 3.3.

¿Qué tengo que contemplar para el cambio en mi Sistema MasAdmin?
  1. Actualizar tu lista de precios con la clave SAT correspondiente.
  2. Actualizar tus productos con la unidad de medida definida en el catálogo del SAT.
  3. Actualizar tu régimen fiscal con la clave SAT correspondiente.
¿Qué Clave SAT debo asignar a mis productos o servicios?

En el portal del SAT existe un buscador de claves el cual facilitará el proceso de actualización. Visite este enlace para identificar las Claves SAT para sus productos y/o servicios. http://200.57.3.46:443/PyS/catPyS.aspx

¿Cómo actualizo la Clave SAT a mis productos o servicios?
  1. De forma manual, producto por producto.
  2. Por grupo de productos en Lista de precios.
  3. Por importación masiva en archivo csv.

Para mayor información actualiza tus productos y servicios con la Clave SAT correspondiente.

¿Qué pasa si no existe una clave SAT para mi producto o servicio?

Se deberá usar la Clave SAT más apegada al producto o servicio que se está ofreciendo.

¿Qué clave SAT debo asignar a la unidad de medida?

Deberá asignar la Clave que corresponde a su unidad según el catálogo del SAT; para ubicarla, puede entrar el en buscador del SAT y escribir en Nombre la unidad que utiliza comúnmente, por ejemplo, Servicio, Pieza, etc.

¿Tengo que actualizar la unidad de medida a todos mis productos o servicios?

No, al actualizar el catálogo de las unidades de medida, por automático se actualiza en todos los productos o servicios que la tengan asignada.

¿Dónde actualizo la Clave SAT del régimen fiscal?

Esta deberá ser actualizada en Administración – Nuestra Organización – Régimen Fiscal. Seleccionar el que corresponde y ligarlo con la Clave SAT adecuada según el catálogo en el Sistema MasAdmin.

¿Qué es un complemento de pago y cuándo se emite?

Es un complemento a timbrar para reportar al SAT que una factura fue liquidada total o parcialmente. Este debe ser expedido cuando las operaciones son a crédito, en parcialidades o en una sola exhibición si el pago es posterior a la emisión de la factura.

¿Qué pasa si emití una factura en la versión 3.2 y me la pagan después del 1° de Diciembre?

Se tendrá que emitir un complemento de pago por el pago liquidado.

Ya estoy en la versión 3.3 pero mi factura no timbra ¿Qué puede ser?

El no sellado puede tener varias razones:

  1. Al menos un producto de la operación no cuenta con la Clave SAT.
  2. No se cuenta con la Clave SAT en la Unidad de Medida especificada en al menos un producto de la operación.
  3. Tu régimen fiscal no cuenta con la Clave SAT asociada.
  4. El lugar de expedición de la factura es diferente a un código postal.
  5. Alguno de los RFC (Emisor o Receptor) son incorrectos.
  6. La configuración de descuentos globales no aplica para emisión de comprobantes fiscales en versión 3.3.

¿Qué hacer cuando el PAC está saturado para cancelar facturas desde el sistema hacia el SAT?

Si necesita cancelar una factura y tiene problemas en la comunicación sobre el PAC, recuerde que tiene la opción de cancelar su factura directamente en el portal del SAT, para ello puede seguir el siguiente procedimiento.

  1. Primeramente confirmar si el timbre fiscal se encuentra registrado en el SAT. Verificación de timbres en el SAT.
    Si esta el folio registrado a nivel SAT, seguir el siguiente proceso para su cancelación en el portal.
  2. Eliminar la factura desde el portal del SAT y después en el sistema.
    • Cancelar la factura directamente desde el SAT
    • Después debemos desactivar la opción Permitir cancelar de forma directa una CFDI en el SAT a través del PAC, que se encuentra en Herramientas – Configuración General –Avanzadas 2 , una vez desactivada la opción cancelar la factura en el sistema.

Nota: Si después desea que el sistema siga cancelando directamente sobre el PAC al SAT, volver activar la opción Permitir cancelar de forma directa una CFDI en el SAT a través del PAC, que se encuentra Herramientas – Configuración General – Avanzadas 2 y podrá cancelar la factura directo al SAT desde el sistema.