Procedimientos

Índice

Configuración de Salida de Correos

  1. Entre a la sesión del usuario al que desea validar su salida de correos.
  2. De clic en el módulo de Mi cuenta, ubicado a la izquierda de tu pantalla o abra el menú Herramientas - Mi cuenta.
  3. De clic en la pestaña Datos Generales.
  4. Confirme los Datos generales, nombre, fecha de nacimiento, teléfono, celular, e-mail completo.
  5. Configure lo siguiente para la salida de correos electrónicos usando su cuenta y su usuario de Gmail o de un dominio.
    • Host: Teclee el nombre del dominio o la IP del servidor, si se trata de una cuenta Gmail, ingrese lo siguiente: smtp.gmail.com
    • Puerto: Ingrese su puerto de salida, si se trata de una cuenta Gmail, ingrese lo siguiente: 465 ó 587.
    • Requiere autenticación: Marque esta casilla para el servidor que requiera autenticación. Si es cuenta Gmail, de igual manera marque esta casilla.
    • Utilizar SSL: Marque si el servidor requiere de una conexión segura SSL. Si es cuenta Gmail, marque esta casilla.
    • Usuario: Teclee el nombre de usuario en el dominio o en Gmail.
    • Contraseña: Ingrese la contraseña que utiliza en su correo de dominio o en Gmail.
  6. Para comprobar que los datos fueron configurados correctamente de clic en el botón Probar conexión, si así fue aparecerá una ventana emergente.
  7. De clic en Aceptar y revise su bandeja de entrada para confirmar que dicho correo se utilizará en el envío de documentos dentro del Sistema.

 

Nota: Últimamente el servicio de correo electrónico de Gmail está bloqueando intentos de inicio de sesión de algunas aplicaciones o dispositivos por cuestiones de seguridad. Como consecuencia de lo anterior, se pueden presentar dificultades para el envío de cotizaciones y/o facturas desde el sistema MasAdmin.

Para autorizar su correo al envío de dichos documentos es necesario ingresar a la siguiente liga con su correspondiente cuenta de correo: https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps y dar clic en ACTIVAR. Este cambio puede tardar hasta 24 horas para que surta efecto. Para corroborar el cambio tiene que ingresar a su sistema - Mi cuenta - Clic en Probar conexión y si esta es positiva usted deberá recibir por parte del sistema un correo de validación satisfactoria.

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Renovación de folios para facturación electrónica CFD


El procedimiento es el siguiente:
  1. Abra Administración > Nuestra organización > Datos de la Empresa
  2. Seleccione la pestaña Configuración.
  3. De clic en el botón Configurar modalidad de Facturación
  4. Compruebe que el N° de Serie del certificado sea el mismo (deben ser 20 caracteres).
  5. Indique el N° de Aprobación y Año de Aprobación correspondiente a la Aprobación de Solicitud de folios.
  6. Ingrese el Folio inicial y Folio final aprobado por el SAT, en el campo correspondiente. De clic en Enviar.
  7. Si maneja serie, ingrese la Serie de Facturación en el campo correspondiente, factura, nota de crédito etc.
  8. Verifique que el consecutivo sea un número anterior del folio de inicio asignado por el SAT. Es decir, el consecutivo debe tener el 7, para que la siguiente factura que haga sea el folio 8.
  9. De clic en Enviar.

Nota: Se recomienda que agregue recordatorios en su agenda o dónde maneje avisos, programando un mes antes correos o avisos que le recuerden la fecha de vencimiento de sus certificados. Regresar al índice

Reporte mensual de facturación CFD


  1. En las opciones rápidas en la izquierda de su interfaz de clic en el módulo de Reportes.
  2. Abra la carpeta de reportes de "Ventas" dándole clic.
  3. Seleccione el "Reporte de Ventas Mensual (SAT)".
  4. Filtre por Sucursal o si deja el filtro en blanco serán las ventas globales de toda la empresa.
  5. Determine el mes del reporte y el año.
  6. Marque la opción "Generar TXT para envío a SAT" y de clic en "Ver reporte".

Se descargará un archivo .TXT que tendrá que enviar a SAT. Importante: No puede realizar ningún cambio en el archivo pues debe subirse al SAT de manera integra. Regresar al índice

Verificación de timbrado en el SAT


Consulte en esta liga para saber si el Proveedor Autorizado de Certificación, está reportando los timbres en el SAT.
Verificación de CFDi

Ingrese el UUID, RFC del emisor y del receptor.
Mostrará si el timbre está publicado. Regresar al índice

Crear Notas de Crédito


Existen dos maneras de crear una nota de crédito:

Por concepto de devolución de una venta.
  1. Al momento de realizar una devolución de una venta en el sistema, aparece una ventana emergente donde es posible decidir si generar una Nota de Crédito, dando clic en Aceptar y debe aparecer otra ventana que confirme el N° de registro de la Nota de Crédito.
    Me dirijo a Administración - Ventas - Notas de Crédito, donde debe aparecer el registro creado de la Nota de Crédito.
  2. Puede cambiar la cantidad y el precio de la partida, agregar más partidas.
  3. De clic en el botón img17 para generar la Nota de Crédito. Le aparecerá una ventana para confirmar, pues una vez que asigne un Folio, esta Nota de Crédito no podrá ser modificada. De clic en Aceptar. Si maneja Facturación Electrónica por CFDI, aparecerá debajo el folio fiscal.
  4. En la sección Importes de la Operación de clic en img40 para visualizar el documento antes de enviarlo al Cliente. De clic en la imagen img19para enviar la Nota de Crédito, abrirá una ventana, marque los correos de los contactos a los que desee enviar esta Nota de Crédito.
    NOTA: Antes de enviar configure que su navegador permita las ventanas emergentes, después de clic en Enviar correo(s).


Por otro concepto, o relacionado a una factura.
  1. Es necesario que especifique el o los conceptos que definan el motivo de la Nota de Crédito en el Catálogo de conceptos de Notas de Crédito en Administración - Ventas - Conceptos de Notas de Crédito.
  2. Abra Administración - Ventas - Notas de Crédito.
  3. De clic en la imagen para abrir la ventana del nuevo registro de Nota de Crédito.
  4. De clic en la imagen para abrir el catálogo de Clientes, seleccione y de clic al cliente al que realizará la Nota de Crédito.
    Concepto: De clic en este campo y desglosará los conceptos antes registrados en el Catálogo de Conceptos de Notas de Crédito, seleccione el concepto indicado.
    NOTA: Al momento de definir un concepto y dar clic en Siguiente, el Concepto ya no podrá ser cambiado.
    Seleccione Moneda: De clic en este campo que mostrará la lista de los tipos de moneda, seleccione y de clic en la que manejará.
  5. De clic en el botón y aparecerá la ventana de Registro de una Nota de Crédito, semejante al registro de un documento de Venta.
  6. En los Datos del Cliente seleccione el contacto para enviar la Nota de Crédito.
  7. De clic en la partida, que aparece con el nombre del concepto.
  8. Determine el monto en el campo Precio, y los demás datos que sean necesarios. De clic en Aceptar.
  9. Si desea relacionarla con una factura, de clic en la imagen y aparecerán las Facturas hechas a este cliente, seleccione y de clic en la factura.
  10. De clic en la imagen para asignar un Folio de Nota de Crédito. Le aparecerá una ventana para confirmar, pues una vez que asigne un Folio, esta Nota de Crédito no podrá ser modificada. De clic en Aceptar. Si maneja Facturación Electrónica por CFDI, aparecerá debajo el folio fiscal.
  11. En la sección Importes de la Operación de clic en para visualizar el documento antes de enviarlo al Cliente. De clic en la imagen y abrirá una ventana, marque los correos de los contactos a los que desee enviar esta Nota de Crédito.
    NOTA: Antes de enviar configure que su navegador permita las ventanas emergentes, después de clic en Enviar correo(s).
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Eliminar las existencias de un almacén


  1. Deberá de acceder al sistema como administrador a Herramientas - Almacenes - Elimina existencias.
  2. Seleccione el almacén donde eliminará las existencias.
    AVISO IMPORTANTE: Luego de confirmar la eliminación de existencias los cambios en el sistema no podrán deshacerse.
  3. A continuación seleccione una opción Elimina existencia de almacén seleccionado.
  4. Mostrará una ventana de confirmación para proceder a la eliminación, de clic en Aceptar o Sí.
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Ajuste de Inventario


  1. Deberá de acceder al sistema como Administrador e ir a Administración - Almacenes - Conceptos de Ajustes.
  2. Agregue un nuevo en concepto de ajuste, ejemplo: Inventario inicial y debe seleccionar Incrementar para aumentar existencia y dar de alta su inventario. Recuerde que también puede disminuir a la existencia si registra un nuevo concepto con la función Disminuye.
  3. Entre a Administración - Almacenes - Ajuste de Inventarios, de clic en el botón de nuevo registro y seleccione el concepto ajuste de inventario, seleccione el almacén a afectar y comience a agregar los productos con sus cantidades para posteriormente afectar el inventario. Más información.
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Agregar información permanente en remisiones, cotizaciones o facturas


Es posible anexar información adicional en forma permanente a sus documentos de salida para ello debe entrar al sistema como Administrador e ir al menú de Herramientas - Configuración general - pestaña de Preferencias generales 2 - en el botón de Ventas.

Ahí podrá anexar texto que aparece después de las partidas en facturas, remisiones, cotizaciones en forma permanente. Regresar al índice

Cambiar el Tipo de moneda e Idioma en facturas


Para cambiar el tipo de moneda dentro de la operación de venta de clic en el icono o letra "M" y podrá cambiar el tipo monetario de salida de la operación.

Nota: antes de proceder de favor verifica el tipo de cambio de USD en Administración - Catálogos Generales - Tipo de cambio.

Para cambiar el idioma deberá de acceder dentro de la operación de venta en el botón de Opciones y en la pestaña de general en la opción Mostrar texto fijo en idioma, deberá de seleccionar Español o Inglés. Regresar al índice

Realizar una sola factura de las ventas del día registradas en el Punto de venta


Desde el icono de reportes en la web puedes emitir el reporte de ventas: Ventas por número de control y operar el filtro a tu elección sobre remisión o ventas.

Con este reporte de todas sus ventas del día en remisiones o ticket a Público General puedes desde el módulo de ventas realizar una nueva operación y dar clic al icono "T" y ahí capturar todos los ticket emitidos en el reporte de ventas por numero de control a publico general y así podrá emitir la factura a tu cliente o clientes varios. Más información. Regresar al índice

Definir la forma de pago y cuenta para facturas de un cliente


Dentro del módulo del catálogo de clientes, localice el cliente a registrar y en la pestaña de Datos generales de clic en el botón Condiciones donde puede predeterminar los datos para facturar mismos que se manejan en el módulo de ventas al facturar al cliente. Regresar al índice

Cambiar precio preferente en Ventas


Su sistema MasAdmin ERP trabaja con el precio1 como preferente, mas usted puede utilizar cualquiera de los 7 tipos de precios predeterminado para las ventas, para ello como administrador deberá de acceder a Herramientas - Configuración general - seleccione la pestaña de Avanzadas 2 cambiar en la opción Precio preferente seleccionando el que usted requiera como predeterminado.
De clic en Enviar para guardar cambios. Regresar al índice

Actualizar la marca de productos en la lista de precios desde archivo CSV.


Importante: Sólo el administrador del sistema puede actualizar la marca de productos desde archivo CSV.

1. El archivo para editar las marcas deberá ser exportado desde la carpeta de Administración - Lista de Precios - Categorías y Opciones de Grupo de la carpeta Opciones generales, pestaña Opciones en el botón Lista de Precios, utilice los filtros y en el filtro Tipo de archivo debe seleccionar LP-Catálogos, exporte dando clic en Enviar.
Importante: Realice un respaldo de su información y en la copia que realice edite o haga los cambios de las marcas de la lista de precios, no realice cambios sobre la lista de precios que exportó, esto por si algún cambio realizado no fuese correcto, cuando ya se importó la Lista con cambios no es posible que vuelva a tener los datos anteriores, solamente importando la lista de precios original, es decir el respaldo.

2. Cuando ya respaldó la Lista de Precios que exportó, abra y edite la copia de la lista de precios, en este podrá cambiar la marca. La unidad de medida solamente se puede cambiar si el producto no cuenta con existencia. El archivo debe ser guardado con formato .CSV (delimitado por comas).
3. Después, para actualizar estos cambios ahí mismo en las Opciones Generales en la pestaña Opciones, de clic en el botón img85 de Importar Catálogo, seleccione el tipo Actualizar otros catálogos y de clic en Siguiente >>.

4. Suba el archivo dando clic en Seleccionar archivo, abra el archivo .CSV donde editó las marcas o unidades de medida, y de clic en Aceptar.

Nota: Las marcas y unidades de medida que se agreguen nuevas se agregarán al catálogo y los productos se actualizarán. Le mostrará el reporte de los registros actualizados. Regresar al índice

Actualizar la unidad de medida de productos en la lista de precios desde archivo CSV.


Importante: Sólo el administrador del sistema puede actualizar la unidad de medida de productos desde archivo CSV, y solamente puede cambiarse la unidad de medida si los artículos no cuentan con existencia.

1. El archivo para editar las unidades de medida es el mismo que para marcas y deberá ser exportado desde la carpeta de Administración » Lista de Precios » Categorías y Opciones de Grupo de la carpeta Opciones generales, pestaña Opciones en el botón Lista de Precios, utilice los filtros y en el filtro Tipo de archivo debe seleccionar LP-Catálogos, exporte dando clic en Enviar.
Importante: Realice un respaldo de su información y en la copia que realice edite o haga los cambios de las marcas o unidades de la lista de precios, no realice cambios sobre la lista de precios que exportó, esto por si algún cambio realizado no fuese correcto, cuando ya se importó la Lista con cambios no es posible que vuelva a tener los datos anteriores, solamente importando la lista de precios original, es decir el respaldo.

2. Cuando ya respaldó la Lista de Precios que exportó, abra y edite la copia de la lista de precios, en este podrá cambiar la marca y la unidad de medida (esta si no tiene existencia en el inventario). El archivo debe ser guardado con formato .CSV (delimitado por comas).
3. Después, para actualizar estos cambios ahí mismo en las Opciones Generales en la pestaña Opciones, de clic en el botón img85 de Importar Catálogo, seleccione el tipo Actualizar otros catálogos y de clic en Siguiente >>.

4. Suba el archivo dando clic en Seleccionar archivo, abra el archivo .CSV donde editó las marcas o unidades de medida, y de clic en Aceptar.

Nota: Las marcas y unidades de medida que se agreguen nuevas se agregarán al catálogo y los productos se actualizarán. Le mostrará el reporte de los registros actualizados.

Importante: Tome en cuenta que el riesgo de interrupción del proceso de importación se incrementa entre más registros sean procesados debido a fallas de internet o algún proceso en el servidor. Se recomienda que el peso máximo del archivo sea 2 MB sin embargo, no se garantiza el procesamiento de todos los registros por los motivos antes mencionados. Regresar al índice

Respaldar información desde la web.


Importante: La opción sólo aparece al administrador del sistema y a usuarios con nivel de acceso que tenga marcada esta opción, consulte en Perfiles de acceso al sistema. Únicamente es posible realizar un respaldo al día.

1. Abra el módulo de Mi cuenta, ubicado a la izquierda de su pantalla. O abra el menú Herramientas » De clic en Mi cuenta » Seleccione la pestaña Respaldo. Recuerde que solo aparece en la sesión de administrador y en los usuarios con el perfil modificado por el administrador.

2. Oprima el botón Respaldar que se encuentra en la sección Generar Respaldo, el sistema internamente preparará el paquete de descarga con su respaldo completo, esta operación puede tardar unos minutos.

3. Le aparecerá una pantalla que le dirá que el proceso está en ejecución. Cierre esta ventana.

4. Este proceso puede tardar de 5 a 10 minutos, dependiendo el tamaño de la base de datos de su empresa. En cuanto el respaldo esté listo, en la sección de Descargar Respaldo, aparecerá un botón de Descarga. De clic en este botón empezará la descarga del archivo con los datos.

5. Al terminar la descarga podrá abrir los archivos y guardarlos. Más información en Mi cuenta. Regresar al índice

Como cambiar al Agente Preferido.


Importante: Esta opción sólo aparecerá al usuario que tengan seleccionada la opcion “Permite cambiar el agente de ventas preferido” en Perfiles de Acceso - Avanzadas 1.

1. Abra el módulo de clientes y dar clic en el icono img19 que se encuentra en la parte posterior de lado izquierdo de su pantalla “cambio de agentes de ventas” al dar clic mostrará los diferentes agentes preferidos asignados en su catálogo de Clientes.

2. Si queremos cambiar el Agente Preferido dar clic en la columna “cambiar por” en donde mostrará la relación de Recursos Humanos visibles por el cual el usuario puede cambiar al Agente de Ventas.

3. Si hay una agente de ventas que no desea cambiar o desasociar con el cliente el renglón deberá de quedarse en blanco.

4. Para que realice el cambio dar clic el botón “Actualiza agentes” y se efectuara el cambio al catalogo de clientes y despues cerrar.