Importante: Es necesario que el administrador revise los Perfiles de Acceso al Sistema, pues a cada usuario le asignará un perfil, y cada perfil tiene sus permisos activados. Por eso debemos iniciar con este módulo.
Un perfil de acceso es una configuración de permisos en el sistema, en cada perfil se define un nivel de acceso, las áreas de acceso y los permisos específicos. En cada recurso humano deberá asignarle el perfil, ese perfil tendrá el nivel de acceso (1, 2, 3, 4 o 5), sus áreas de acceso y permisos. Un perfil puede asignarse a uno o varios recursos humanos.
Los niveles de acceso definen el campo de visión del usuario. Las áreas de acceso son los módulos permitidos al perfil. Los permisos específicos son acciones que se pueden limitar en cada módulo.
Abra esta configuración pasando sin dar clic en el menú Administración, situándose hacia la derecha aparece el submenú Perfiles de Acceso al Sistema.
Por default, el sistema tiene el perfil Administrador del Sistema y otros más. Mostrará una pantalla con los perfiles y su nivel de acceso, verifique los perfiles que utilizará dando clic en ellos. Por ejemplo, los permisos del Director General.
1. Revise el nombre del perfil y su nivel de acceso. Recuerde que el nivel 1 tiene acceso a toda la empresa y puede ver todas las sucursales, el nivel 2 verá los registros de su sucursal, el nivel 3 verá los registros de su departamento, el nivel 4 solo podrá ver sus operaciones y el nivel 5 no tiene acceso al sistema.
2. Revise las áreas o módulos a los que tendrá acceso cada perfil que utilizará:
Compras: Acceso al módulo en Administración - Compras - Control de compras.
Lista de Precios: Defina el permiso: Sin acceso, Permite edición o Solo lectura.
Contactos: Defina el permiso: Sin acceso, Permite edición o Solo lectura.
Marque los módulos a los que dará acceso al perfil:
Calidad: Acceso al módulo de Administración - Evaluación de calidad.
Notas de crédito: Acceso al módulo de Administración - Ventas - Notas de crédito.
Servicios: Acceso al módulo de Administración - Centro de Servicios - Registro de orden de servicio.
Préstamos: Acceso al módulo de Administración - Préstamos.
Módulo de Reportes: Marque para dar acceso a reportes al perfil que esta editando. El botón “Filtro” es para restringirle al perfil, los reportes que puede consultar. Si se deja en blanco tiene acceso a todos los reportes.
Conf. del sistema: Acceso al módulo de Herramientas - Configuración general. (Se sugiere solo dar acceso a los administradores del sistema).
Punto de venta: Acceso a Administración - Ventas - Punto de venta - Punto de venta.
Ofertas y promociones: Acceso a Administración - Lista de Precios - Ofertas y promociones.
Nómina: Acceso al módulo de nómina.
Gastos: Acceso al módulo en Administración - Gastos.
Convenios: Acceso al módulo de Administración - Convenios.
Almacenes: Acceso al módulo de Almacenes y Movimientos por artículo.
Ajustes de inventario: Acceso al módulo de Administración - Almacenes - Ajustes de inventario y Conceptos de ajustes.
Orden de producción: Acceso al módulo de orden de producción.
Reporte Gráficos: Acceso al módulo de reportes graficos.
Requisiciones de Compras: Acceso al módulo en Administración, Compras, Requisiciones de compras.
Devoluciones: Acceso al módulo en administración - Almacenes - Devoluciones.
Reportes administrativos: Acceso al módulo Reportes – Reportes Administrativos.El botón filtro es para restringirle al perfil, los reportes que puede consultar, si deja en blanco tiene acceso a todos los reportes.
Complemento de pago: Acceso a crear Complementos de pago en el módulo Cuentas por Cobrar en Ventas.
Permitir envío por WhatsApp: Permite a los usuarios hacer uso de la herramienta para envío de documentos por WhatsApp.
Carta Porte: Este módulo permite emitir el complemento de Carta Porte que se incorpora al CFDI de tipo Traslado para acreditar la posesión de las mercancías.
Catálogos Generales: Aplica al Catálogo de Cuentas de Gastos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tipos de Proveedores, Tipos de Operaciones, Régimen Fiscal.
Bancos: Acceso al módulo de Bancos.
Mi ID Empresa: Los usuarios con este permiso podrán visualizar la información general de su ID Empresa dentro del Sistema, así como desconectar usuarios dentro del mismo.
Notas de cargo: Acceso al módulo de Administración - Ventas - Notas de cargo.
Proyectos: Acceso al módulo de Administración - Proyectos.
Ventas: Acceso al módulo de Administración - Ventas - Control de ventas.
Recursos humanos: Acceso al módulo de Administración, Nuestra organización, Recursos Humanos - Recursos Humanos.
Módulo de utilerías: Acceso al módulo de Herramientas - Utilerías.
Respaldos: El permiso de realizar respaldos solo está marcado al administrador del sistema, este decide si darle el acceso a realizar respaldos a otro perfil. El proceso de respaldo es en módulo Mi cuenta.
Tienda virtual: Acceso al módulo en Herramientas - Tienda virtual.
Producción: Acceso al módulo en Administración - Producción.
Asistencia: Acceso al módulo en Nómina - Asistencia.
Repartos: Acceso al módulo en Administración - Repartos.
Traspasos: Acceso al módulo en Administración - Almacenes - Traspasos.
Históricos: Acceso al módulo en Administración - Almacenes - Históricos.
Comparativo de existencias: Acceso al módulo en Administración - Almacenes - Comparativo de existencias.
Recaudaciones a Clientes: Acceso al módulo en Administración - Ventas - Recaudaciones.
Tablero: Acceso al módulo del tablero.
Monedero electrónico: Acceso al módulo en administración - Ventas - Fidelización - Monedero Electrónico.
Susceptibles de Cobro: Acceso al módulo en Administración - Ventas - Susceptibles de Cobro.
Recolecciones: Acceso al módulo en Administración - Logistica - Recolección.
Ordenes de Surtido: Acesso al módulo en Administración - Producción - Ordenes de Surtido.
Herramientas de Almacén: Acceso al módulo en Herramientas - Almacén - Salida de Mercancía, Elimina Existencias, Elimina Históricos y existencias.
Permitir acceso a configuración WhatsApp:Permite a los usuarios de este perfil hacer ediciones en la configuración de WhatsApp.
Consultor IA: Por default el permiso se encuentra habilitado para todos los usuarios, los cuales tendrán acceso a dicha herramienta.
3. Revise los permisos específicos o acciones en ciertos módulos en las pestañas Avanzadas 1 y Avanzadas 2, para esto consulte la información de la siguiente página.